La vida moderna exige que nos mantengamos productivos durante el día. Sin importar la profesión, es usual encontrarse frente a situaciones de estrés donde una buena organización y planificación pueden hacer la diferencia. La clave está en encontrar el sistema y las herramientas que mejor se adapten a nuestra experiencia y personalidad.
En el mercado actual es posible encontrar varias opciones en cuanto a sistemas de productividad como GTD (Getting Things Done) o la técnica Pomodoro. Lo más tradicional es una agenda para notas escritas pero por otro lado existen innumerables opciones de organización en forma de calendarios digitales y aplicaciones para listas. El bullet journal nace como una combinación entre lo escrito y lo digital, que ofrece mejorar nuestra productividad.
El sitio oficial del Bullet Journal lo define como un sistema análogo en un mundo digital. Su creador es Ryder Carrol, quien diseña productos digitales y concibió este sistema para que pueda adaptarse a los requerimientos de cada usuario. Para lograrlo, el Bullet Journal ofrece un sistema que permite rastrear y monitorear todo lo relacionado a nuestra vida diaria.
Un bullet journal usualmente se compone de cuatro módulos básicos:
Índice: se escribe en las primeras páginas del cuaderno y contiene un resumen general de las colecciones de apuntes en las que trabajamos actualmente. Dependiendo del proyecto, cada colección puede limitarse a un par de páginas (próximos eventos 3-4) o a varios intervalos a lo largo del tiempo, que iremos actualizando periódicamente (proyecto de capacitación 5, 9, 14, 17).
Registro de actividades futuras: es el espacio reservado para aquellas tareas importantes a ser cumplidas en el futuro. Es un espacio dedicado para cada mes, donde podemos colocar eventos y acontecimientos importantes como cumpleaños o viajes o incluso metas y objetivos a ser alcanzados. También es un espacio que nos permite realizar las actualizaciones necesarias a medida que ocurran.
Registro mensual: espacio dedicado para el registro detallado mes a mes, donde se sugiere utilizar páginas dobles. La primera hará las veces de calendario y la segunda contendrá una lista de tareas. En el calendario podemos colocar los eventos y fechas importantes. Por otro lado, nuestra lista mensual de tareas contiene todo lo que pensamos completar cada mes, que no requieren una fecha asociada. Este listado lo completan aquellas tareas no finalizadas que hemos decidido migrar desde el mes anterior.
Registro diario: contiene el seguimiento detallado y actualizado diariamente. Cada página estará destinada a un día e iremos escribiendo las acciones, eventos y acontecimientos importantes a lo largo de éste. Lo importante es ir procesando dichos eventos y tareas, actualizando su estado a lo largo del tiempo.
Así mismo, podemos crear módulos adicionales dependiendo de lo que queramos organizar: listas de libros, películas, videojuegos, pasatiempos, etc.
Las notas de un Bullet Journal se toman siguiendo un modelo conocido como Rapid Logging. Dicho modelo permite escribir notas rápidas sobre temas diversos para luego categorizarlas y darles seguimiento. Estos elementos están divididos en:
Temas: la palabra clave o tema general que queremos dar seguimiento. Va ubicado en la parte superior de la página.
Numeración de páginas: para mantener todo el contenido ordenado, es necesario acostumbrarse a numerar las páginas antes de comenzar a escribir. Dicha numeración será de mucha utilidad al buscar algún tema en particular.
Marcadores o bullets: son pequeños símbolos que encontramos al inicio de cada anotación que sirven para categorizar el contenido. Existen varias nomenclaturas al momento de usarlos pero los más comunes son:
. Tarea
X Tarea completada
< Tarea programada
> Tarea migrada
O Evento
— Notas
* Tarea con prioridad
! Para resaltar ideas o anotaciones
Frases cortas: al tomar apuntes, lo importante es ser lo más claro y conciso posible. A veces resulta difícil simplificar los acontecimientos, pero la idea aquí es ir dejando pequeñas notas mentales que nos permitan recordar y dar seguimiento a lo que consideramos importante.
Finalmente, un concepto clave en el funcionamiento de un bullet journal es el conocido como migración. Esto se refiere a un proceso mensual de revisión donde repasamos todo lo realizado, desechamos lo innecesario y decidimos las tareas que queremos migrar al mes siguiente. Dichas tareas deberán ser transcritas en el nuevo mes para así mantener su seguimiento.
El sistema que propone un bullet journal permite ordenar y clasificar las actividades y el tiempo que les dedicamos. Contiene módulos para clasificar lo que escribimos a la vez que nos sugiere un método para tomar notas. Exige cierta dedicación para poder mantener todo ordenado y correctamente clasificado pero así mismo puede ser personalizado de acuerdo a nuestras propias necesidades.
